Деловая встреча в ресторане

Георгий Монахов. Журнал "Секретарь-референт"

Представьте, что украинский бизнесмен, познакомившись с коллегой из Милана на выставке в Кельне или на конференции в Барселоне, хочет обсудить с ним перспективы дальнейшего сотрудничества. Ни у одного из них нет собственного офиса в городе, где можно провести встречу. В таком же положении могут оказаться и деловые люди из Донецка и Ялты, встретившиеся в Киеве. Где они могут поговорить? Для деловой встречи - в Европе ее чаще называют Business lunch, а в Америке Power lunch - выбирают ресторан.

Помощники руководителя (ассистенты, секретари-референты) должны серьезно отнестись к подготовке встречи: ведь на карту поставлена репутация фирмы. Ваш партнер заинтересован не только в обсуждении деловых проблемы, ему важно узнать человека не за рабочим столом - способ мышления, поведения - и представить, каким он будет партнером, сотрудником, советчиком.

Где проводить встречу

Во многих странах существуют загородные рестораны и специальные деловые клубы, где предприниматели, имеющие членские билеты, в атмосфере, способствующей заключению сделок, могут радушно принять своих партнеров по бизнесу. Обслуживающий персонал таких заведений, досконально зная протокол подобных встреч, может обеспечить обстановку уюта и непринужденности, а также необходимый ореол респектабельности.
Если же в вашем городе нет таких ресторанов или вы решили провести встречу с клиентом в чужом городе, то вам самим придется выбрать подходящее место для встречи и быть режиссером этого мероприятия. Поскольку гостю не принято выбирать место встречи, постарайтесь сами предварительно посетить два-три ресторана, чтобы познакомиться с меню и посмотреть, насколько это заведение удовлетворяет вашим запросам.

Какие же требования вы предъявляете к ресторану для проведения деловой встречи?
Обслуживание и еда - безупречны. Запомните, ваш партнер не будет высказывать недовольства в адрес обслуживающего персонала или повара, но вправе будет подумать, что такой уровень обслуживания и качество еды вас устраивает.
В ресторане для power lunch не должно быть музыки и шумной публики. Поэтому, когда в рекламе ресторана вам обещают создать условия для деловых встреч и в то же время послушать музыку - это абсурд.
Избегайте экзотической и национальной кухни. Во-первых, вы не знаете вкусов вашего партнера. Во-вторых, любая застольная экзотика требует большего внимания, сложности в пользовании приборами, а это, конечно, отвлечет от деловых целей встречи. Лучше выбрать самый стандартный набор кушаний. Кроме того, организуя деловые переговоры во время застолья, не ставьте своей целью удивить партнера дорогими блюдами экстра-класса: он вправе будет подумать, что вы мастер сорить деньгами, и засомневается, не постигнет ли та же участь ваш совместный бизнес.

Будучи приглашенным своим коллегой, никогда не подавайте виду, что вас что-то поразило в интерьере или в наборе блюд (то ли роскошь, то ли излишняя, на ваш взгляд, простота или безвкусица), - воспринимайте все как само собой разумеющееся. "Nil admirari (ничему не удивляться)", - говорил Пифагор. "Stay cool", - советуют американцы.
Выбирайте четырехместный стол, даже если вас двое, потому что должно быть место не только для посуды и предметов сервировки, но и для деловых бумаг и документов (они, возможно, тоже появятся в ходе беседы). Не выбирайте стол, находящийся:
- около входной двери (приходящие и уходящие посетители будут вас отвлекать);
- около подсобного столика официанта (если не хотите наблюдать все манипуляции с блюдами и использованной посудой, а также слушать перезвон металлических приборов);
- около двери в подсобку (откуда доносится хохот и перебранка кухонных рабочих и откуда, как голуби из шляпы иллюзиониста, неожиданно выбегают официанты, не догадывающиеся о том, что они не должны привлекать к себе внимания гостей и бегать по залу, как по теннисному корту);
- в центре зала (постоянно снующие мимо официанты помешают сосредоточиться на беседе.
Отдайте предпочтение столу, стоящему у стены, которая представляет собой более нейтральный фон, чем заполненный людьми зал.
Стул без подлокотников предпочтительнее: он не будет ограничивать свободу жестикуляции, и вам будет легче контролировать необходимое пространство.

Когда проводить встречу

Время встречи выбираем в зависимости от цели.
Деловой завтрак проводят в 6-7 часов утра; длится он не более 45-60 минут. Такое время удобно назначить, если вы приглашаете приезжего. Он не захочет дневное время, которое можно использовать для посещения фирм и учреждений, просиживать в ресторане. Деловые люди, которые ценят свое время, пребывая в командировках, хотят соединить utile dulce (приятное с полезным). Время делового завтрака можно использовать для встречи с тем, от кого вы ожидаете немедленного решения, и с кем разговор предполагается недолгий.
По-видимому, такую встречу удобно проводить в ресторане при гостинице, где поселился гость. Но чтобы не возникло некоторых осложнений, нужно учитывать следующие моменты.
Дело в том, что за границей стоимость питания в ресторане входит в общий счет оплаты за проживание в гостинице. Поэтому у иностранного гостя ваше приглашение может вызвать недоумение: почему эту встречу вы решили проводить за его счет. Чтобы не возникло неправильного толкования ситуации, заранее нужно уведомить, как вы предполагаете вести расчет.
Кроме того, запрещено разнополым деловым партнерам встречаться наедине в столь раннее время в гостинице: никто не захочет ставить под сомнение свою репутацию и давать повод для неверных толкований и домыслов. Поэтому такая встреча в гостиничном ресторане допустима для партнеров одного пола или в присутствии сопровождающих лиц (ассистент, переводчик и др.).
Организаторы и официанты, обслуживающие деловой завтрак, должны знать, что как только гости сели за стол, нужно подать чай или кофе, а лишь потом последует дальнейший заказ.
Учитывая ограниченность во времени, застольный Small talk сводится к минимуму и обычно сразу начинают говорить о делах.

Деловой обед длится час-полтора и назначается на дневное время (12.00-13.00). Приглашение на обед свидетельствует о том, что с вами хотят серьезно поговорить или вас рассматривают как стоящего партнера.
Участникам застолья, безусловно, придется подготовиться к Small talk, поскольку деловая часть беседы начинается лишь после закусок или супа. Итоги встречи подводятся с подачей кофе.

Деловой ужин назначают на 19.00-19.30 (не раньше, учитывая, что после окончания рабочего дня партнер захочет переодеться и ему понадобится время на дорогу). Продолжительность встречи - 2-2,5 часа. Однако сколько бы ни продлилось застолье, закончиться встреча должна не позже 22.00. Предполагается, что бизнесмен должен быть дома или в гостинице в 23.00 и готовиться к следующему дню.
Разнополым партнерам также не стоит использовать время ужина для встречи наедине, причем касается это не только гостиничного, но и любого ресторана. Известен случай, как сотрудника одной американской фирмы уволили за то, что он дважды назначал деловой женщине, командированной на эту фирму, встречу в ресторане, приуроченную ко времени ужина. Уволенному сотруднику объяснили, что подобное нарушение протокола Power lunch может бросить тень на репутацию фирмы тем, что ее сотрудники решают деловые проблемы с помощью установления интимных контактов…

Приглашение на Power Lunch

Приглашать на встречу уже знакомых деловых партнеров можно по телефону, но делайте это лично, не перепоручая своим помощникам. Иностранным бизнесменам, а также партнерам, с которыми только начинаете сотрудничество, лучше отправить письмо. Но в обоих случаях вы должны:
- назвать причину (она может быть не всегда истинная, но должна звучать серьезно, чтобы обосновать неотложность встречи. Только психоаналитика можно приглашать, чтобы просто поговорить и пообщаться);
- точно и четко указать место (название ресторана и адрес; может быть, пояснить, как добраться и где стоянка автомашин) и время (указывается начало и конец мероприятия, чтобы партнер мог планировать остальную часть дня);
- уточнить, как связаться в случае, если придется неожиданно отменить встречу (это может произойти, если вас или вашего коллегу вызовет, например, вышестоящий начальник).
В том случае если вы выступаете в роли хозяина застолья, лучше заранее сделать заказ и расплатиться. Это избавит вас от лишней траты времени при встрече и от возможных недоразумений при оплате счета. Уделив немного времени предварительной подготовке, вы достигнете двух важных целей: вам удастся избавить вашего гостя от неприятного момента, поскольку не надо ни подписывать счет, ни платить наличными, а, кроме того, вы будете выглядеть так, будто превратили лучший в городе ресторан в свой личный особый клуб.

Встреча и приветствия

Предполагается, что хозяин, заранее делая заказ или первым придя в ресторан, предупредит метрдотеля и официанта, что у него деловая встреча с партнером. Назовите его и представьтесь сами так, как хотите, чтобы к вам обращался официант.
Обслуживающему персоналу ресторана первым руки не подавайте. Во-первых, потому что вы здесь гость, а во-вторых, часто официанту и метрдотелю запрещают это делать из санитарно-гигиенических соображений. Если имидж администратора ресторана - образ радушного хозяина, он может первым протянуть вам руку (и то в случае, если вы постоянный клиент); вам же инициатором этого жеста быть не стоит.
Встречать своего партнера в вестибюле не нужно. Только если ожидается большая компания, вы можете поручить это своему помощнику.
Опаздывать - признак неуважения. Если вдруг возникнет непредвиденная ситуация, позвоните в ресторан и предупредите, что вы задерживаетесь.

Расположение за столом

Хозяин определяет расположение за столом. Не следует, чтобы гость сидел лицом к стене или дверям, ведущим в подсобку. Это, несомненно, создает психологический дискомфорт. Постарайтесь, чтобы ему открывался вид на зал.
За четырехместным столом деловым партнерам лучше сесть рядом. Это будет удобно, если вам обоим придется рассматривать какие-то документы, а если ваш партнер - женщина, то и ухаживать за ней (подавать закуски, наливать напитки). Психологи тоже отмечают, что расположение рядом - это позиция делового сотрудничества.
Напротив может сесть друг, с которым у вас личные, светские контакты.
Ваш гость должен сидеть с правой стороны от вас. Если ваши отношения в застолье не определены как гость - хозяин, то справа нужно посадить женщину, старшего по чину или возрасту.
За дамой следует поухаживать: легко, без напряжения, своевременно и галантно отодвинуть и придвинуть стул, если этого не делает метрдотель. Женщина при этом стоит, не сгибая ноги в коленях и не оборачиваясь назад.
Садимся прямо, одним движением на весь стул, на расстоянии ладони от стола. Ноги лучше держать под прямым углом. Локти на спинки соседних кресел и на стол не кладут. В перерыве между едой европейский застольный этикет позволяет кисти рук держать на столе, американский - на коленях. Отмечу, что последний вариант предпочтительнее, и, по моим наблюдениям, европейцы также признают его лучшим.
Следите за осанкой: когда едите, слегка склоняйте голову, а не наклоняйтесь всем торсом. Обратите внимание на локти - они должны быть около торса, а не расставлены в стороны. Понятно, их положение определит наша манера держать кувертные (столовые) приборы.

Заказ, выбор кушаний и напитков

Меню подают хозяину, пригласившему гостей, и он первым делает заказ для себя. Приглашенный гость, ориентируясь на заказ хозяина застолья, подбирает примерно то же количество и примерно на ту же цену. Если инициатор застолья сразу начинает со вторых горячих блюд, то невежливо требовать салат из морепродуктов и черепаховый суп. Хозяин должен что-то порекомендовать гостям, особенно иностранцам, которые незнакомы с кухней страны пребывания. Если вы не в состоянии это сделать сами, то можно обратиться за помощью к официанту.
Общение с сомелье (работником ресторана, отвечающим за подачу алкогольных напитков) - прерогатива мужчин, в первую очередь хозяина; женщина в выборе спиртного не участвует.
Если хозяин делает заказ заранее, то следует поинтересоваться, есть ли среди гостей вегетарианцы и не придерживаются ли они каких-то религиозных и диетических запретов. Так, многие иностранцы жалуются на обилие жира в нашей еде. Для деловой встречи не нужно заказывать то, что едят руками, поскольку это осложнит работу с документами.
Если в застолье встречаются не хозяин и гость, а равноправные партнеры, то меню подают обоим, и каждый делает заказ сам.

Поведение во время делового застолья

Во время деловой встречи для экономии времени "семеро одного не ждут", а начинают есть, по предложению инициатора встречи, когда принесли двум-трем присутствующим.
Мужчина, сидящий слева от женщины, может подать ей закуски. Правда, на деловой встрече чаще женщина берет еду сама, но напитки всегда наливает мужчина (если этого не делает официант). Женщина не должна прикасаться к бутылкам даже с минеральной водой.
Если вы чувствуете приступ кашля или необходимость высморкаться, хотите поправить косметику, то извинитесь и выйдите в туалетную комнату. Делать все перечисленное за столом очень неприлично.
Деловое застолье потребует от вас знания этикета еды. Один наш бизнесмен сделал заказ из несложных блюд: икра, закусочный коктейль, вареники, цыпленок тапака, чай с лимоном, а гостю предложил заказать спиртное. Икру гость попытался сначала есть вилкой, потом заменил ее лопаткой, в итоге закусил долькой лимона (хотя лимон в этом случае предназначен не для еды); закусочный коктейль ел прямо из креманки (недопустимая оплошность!), вареники - вилкой (так их едят только на пикнике!), цыпленка тапака - руками (комментарии излишни!); лимон был извлечен из чашки и, конечно, съеден (ну, и на здоровье, невежа!). Из напитков были заказаны две бутылки - с водой и водкой. Пробки не пригодились для повторного использования… Как бы понадобилась таким бизнесменам моя книга "Мелочи создают совершенство", чтобы не дискредитировать себя в глазах окружающих! Если и вы не очень уверенно себя чувствуете в застолье, прочитайте ее; возможно, и для вас будет открытием, что бутерброд едят ножом и вилкой, а вареники - десертной ложкой.
Что касается спиртного, то имейте в виду, что на деловых встречах алкоголь употребляется весьма условно. Выпивайте не более одной рюмки, если не хотите продемонстрировать несерьезного отношения к делу. Не удивляйтесь, если кто-то совсем откажется от крепких напитков; не навязывайте и не заставляйте пить! Традиций "пить до дна" или "выпить залпом" нигде в мире нет. Постарайтесь своим поведением в деловом общении не утверждать имидж бизнесмена как человека, имеющего слабость к спиртному. В зарубежных фирмах есть строгие предписания относительно употребления спиртного в рабочее время - это может быть причиной увольнения с работы. Не обращайте также внимания, если кто-то опрокинет слишком много рюмок. Такой человек рекламирует этим сам себя.
Незнакомый с американской деловой этикой, наш соотечественник Максим Щербинин сразу же постиг разницу между Business lunch в американской компании и украинскими деловыми застольями: "После того как я заказал большую кружку Гиннесса, менеджер сказал: "Вы уверены, что мы доедем назад?" Вышесказанное не означает, что здесь не пьют (хотя, конечно, со среднестатистической украинской фирмой сравнивать нельзя). Пьют на специальных мероприятиях - Сompany party. На Business lunch любые спиртные напитки исключены".
Деловое застолье ограничено временем, указанным в приглашении, поэтому по окончании трапезы не задерживайте гостей. Инициатор застолья дает знак об окончании Power lunch: кладет салфетку на стол и просит официанта подать счет.

Расчет

Если роли участников делового застолья четко определены, то за приглашенных расплачивается инициатор встречи. Как мы сказали, лучше это сделать заранее. Если этого не сделали, то, получив счет от официанта, не нужно пререкаться и расплатиться, даже если вы с чем-то не согласны; захватить счет с собой, а потом разбираться. Можно ко времени окончания застолья пригласить своего помощника, который оплатит и разберется в возможной конфликтной ситуации.
Принято, что платят те, кто живет в своей стране; иностранные гости и так имеют много расходов за границей.
Если в Business lunch, кроме начальника, участвовали и его сотрудники (переводчик, ассистент, кто-то из специалистов), то за них расплачивается босс.
Другая ситуация подробно освещена в обращении руководства "Дженерал Моторс": "Сотрудники должны понять, что они не имеют права принимать угощения… от клиентов или поставщиков фирмы. Мы ожидаем, что наши работники сами заплатят за себя, когда будут на какой-либо товарищеской встрече с клиентами или поставщиками… Если эта рекомендация будет нарушена, фирма будет применять соответствующие меры вплоть до увольнения с работы".
Да, желая сохранить независимые партнерские отношения, свободу мнений и поступков, а также незапятнанную репутацию, никто не согласится принимать подачки в виде лукулловых оргий, а будет платить сам за себя и сохранять inter pares amicitia (дружбу между равными).
Чаевые - это плата за хорошее обслуживание. Если официант вел себя грубо и невнимательно, нарушая правила обслуживания, вы должны высказать свои претензии метрдотелю и объяснить, почему вы отказываетесь давать чаевые.
В ресторанах нашей страны, как и в ресторанах Германии и Японии, сверх того, что указано в счете, вы платить не должны: о сумме чаевых делается дополнительная запись или они уже включены в стоимость блюд. Во Франции вы сами прибавляете к сумме, указанной в счете, не менее 10%, в Италии - 15%, в США от 10% до 25% в зависимости от категории (класса) ресторана (размер процента вы можете уточнить у швейцара или метрдотеля). Чаевые могут быть выше, если вас обслуживают не в помещении ресторана, а на веранде. Сомелье обычно получает 5-10% от стоимости заказанных вами алкогольных напитков.
Чаевые гардеробщику и швейцару дает хозяин застолья за всех участников компании.
Метрдотелю чаевые давать не принято. Только если вы постоянный клиент или он оказывает вам какие-то дополнительные услуги помимо того, что рассаживает за столом, вы время от времени можете "облагодетельствовать" и его.

Прощание

Если гости сдавали вещи в гардероб, попросите у них номерки, возьмите у гардеробщика вещи и передайте в руки гостям. Если на встрече был только один гость, то хозяин (независимо от чина, пола и возраста) можете помочь ему надеть верхнюю одежду.
Инициатор встречи должен позаботиться о транспорте для гостей. Если уже поздно или встреча проходила в загородном ресторане, то обязательно вызвать такси. Для иностранных гостей договоритесь с шофером о цене, объясните, куда он должен доставить пассажиров. Гостей уведомьте, сколько времени они будут в пути и сообщите стоимость проезда.

На следующий день хозяин должен получить от гостя благодарственное письмо. В нем, несмотря на то, что цель встречи была деловой, не принято упоминать о делах:
*отметьте блюдо, заказанное или порекомендованное хозяином;
*скажите несколько слов о состоявшейся встрече и о впечатлении, которое произвел партнер (дружественность, искренность, понимание, открытость, позитивный настрой, чувство юмора, творческий подход и т. п.);
*передайте привет и благодарность тем, кто организовал или содействовал этой встрече;
*выразите надежду на продолжение сотрудничества, поблагодарите за совместно проведенное время.
В среде бизнесменов высокого класса принято отправлять благодарственные письма гостям, подписанные хозяином. Такие письма могут быть выполнены на множительной технике и носить формальный характер, особенно если гостей было много. Если у хозяина возникнет желание, он может для кого-то сделать приписку от руки, "в конце письма поставить Vale!"

 Главная   Карьера  Деловой этикет