Презентация

Георгий Монахов. Журнал "Секретарь-референт"

Презентация - очень важное событие для фирмы, и к ее подготовке часто привлекают секретарей-референтов: они не только занимаются рассылкой приглашений, но помогают решать многие организационно-протокольные вопросы.
С одной стороны, презентация - это деловое мероприятие. С другой - знакомство с новым товаром, новой услугой, новой фирмой, новым проектом. Иными словами - день рождения, а день рождения - это праздник. Презентация - это деловой праздник. Не нужно превращать ее в сухую конференцию, но и устраивать гулянье, лишенное какой бы то ни было информационной нагрузки, также не стоит. Как правило, на презентацию отводится от 10-15 минут до 4-5 дней, но чаще всего останавливаются на продолжительности 2-2,5 часа. Именно такую презентацию мы и возьмем в качестве примера, чтобы осветить протокольные вопросы организации

Анонсируя презентацию, определяем дату и время ее проведения с учетом времени года, погоды и дня недели. Очевидно, что конец рабочего дня в пятницу в теплое время года - выбор явно неудачный, потому что и деловые люди, и журналисты отправляются на уик-энд.
В соответствии с целями, которых планируем достичь, создаем стиль и имидж предстоящего праздника. Этот стиль обычно находит отражение и в оформлении помещения, и в одежде сотрудников, и в дизайне приглашений.

Приглашения не обязательно должны быть строгими, ведь мы готовим рекламный праздник! Разослать приглашения нужно с расчетом, что гости получат их не позже, чем за две недели до события. В списке приглашенных наверняка будут ваши постоянные и потенциальные партнеры (отнеситесь к этому заинтересованно, чтобы никого не обидеть невниманием), представители государственных, общественных организаций и фондов, журналисты. Приглашения готовьте персонифицированные: адресуйте их определенному лицу, а не вообще в редакцию. Иначе может статься, что на презентацию онкологического центра от газеты явится свободный в то время ведущий юмористической странички, а новыми станками для металлургического завода вы тщетно будете пытаться заинтересовать журналиста, пишущего об искусстве.

Несомненно, что вы примите участие в подготовке таких материалов:
- пресс-релизы (одна-две страницы оперативной, точной информации, насыщенной конкретными цифрами и фактами и изложенной строгим деловым стилем);
- печатная реклама (обратите внимание на разнообразие: листовки для "зевак" - самая общая информация о продукции фирмы; буклеты - об одном виде товара или услуги с краткими техническими характеристиками; проспекты - о нескольких товарах или услугах; каталоги - обо всех товарах или услугах фирмы с подробностями, рассчитанными на специалистов);
- планшеты о фирме ("Наши партнеры", "Товарооборот фирмы за год", "География сбыта", "Наши сотрудники повышают квалификацию", "Публикации о наших услугах" и т. п.);
- образцы продукции (если речь идет об услугах - видеоролики, демонстрируемые на мониторах, стоящих в разных частях зала);
- сувенирная реклама (календари, ручки, кульки и др.);
- видеоматериал: видеозаписи, слайды, иллюстрирующие выступления ораторов (это особенно важно, ведь основной объем информации - до 80% - мы воспринимаем визуально!);
- аудио-, видеоаппаратура (видеомагнитофоны, диа- и слайдопроекторы), удлинители, экраны и т. п.
Серьезно отнеситесь к этикетной атрибутике:
- визитные карточки (деловые и представительские, для торжественных случаев и корпоративные) должны быть у всех, кто задействован в проведении мероприятия. Проконсультируйте сотрудников, как правильно обмениваться визитками! Бейджи обязательны (они крепятся слева на груди);
- одежда организаторов - это униформа (исключением могут быть лишь медицинские халаты, которые ни у кого не вызывают приятных ассоциаций). Если униформы нет, то отдайте предпочтение представительскому наряду (строгому, официальному) - это подчеркнет ваш профессионализм и надежность как партнеров. Расскажите сотрудникам, какие требования предъявляются к костюму, что необходимо и что запрещено; на генеральной репетиции проверьте, правильно ли поняли ваши указания. Чтобы протокольная одежда не смотрелась слишком сурово, добавьте какую-то оживляющую деталь, например: для женщин - желтые шарфики, для мужчин - желтые галстуки. Такое единообразие будет отличать организаторов от гостей и подчеркивать "корпоративность". Памятуя, что мы устраиваем деловой, но праздник, двух-трех участников, раздающих рекламу или встречающих гостей, можно одеть в рекламно-шуточные наряды (хорошо, если это связано с направлением работы фирмы - в виде пивного бочонка, телефонной трубки, Доктора Айболита, островитянина-аборигена).

Большинство презентаций производят впечатление неудавшихся экспромтов. Чтобы избежать этого, проведите две-три репетиции. Даже мастерски написанный сценарий и педантично подготовленный реквизит не могут обеспечить плавного течения мероприятия и не избавят от срывов. Без предварительных "прогонов" не рассчитывайте на успех: средства, время и силы будут потрачены зря. Нескоординированные действия сведут на нет профессионализм организаторов. Вы создадите себе имидж жалких, беспомощных неумех и достигните результата, полностью противоположного тому, которого ожидали. Ведь профессионалы никогда не пренебрегают парой дополнительных "прогонов".

Где бы ни проходила презентация (на фирме, в ресторане, в арендуемом помещении), гостей нужно встречать у входных дверей (внутри). Встречающие, - пожалуй, лучше, чтобы это были мужчины, одетые по форме, соответствующей мероприятию, - показывают гостям, как пройти в гардероб, и направляют в зал.
Для проведения презентации может быть достаточно и одного зала - тогда гости сразу окажутся там, где она проходит. Если у вас в распоряжении два зала, то приглашенные вначале попадают в аванзал. В обоих случаях на небольшом расстоянии от двери, справа, гостей встречают хозяева, рядом с ними - помощник (распорядитель). Хозяева первыми протягивают руку гостям; пришедшие, отвечая на рукопожатие, представляются.

Первые тридцать минут - в аванзале - выделяем для встречи приглашенных и знакомства. Обратите внимание, одет ли обслуживающий персонал по форме (нет ли барышень в мини с разрезами, в прозрачных блузах, черных чулках, молодых людей - в рубашках с короткими рукавами, соответствуют ли случаю прически - они должны иметь замкнутый контур). Официанты (вы можете для этого несложного обслуживания привлечь слушателей курсов официантов) подают гостям аперитив. Также можно бокалы, наполненные напитками, поставить на столы (в этом случае для обслуживания приглашают одного-двух человек, убирающих грязную посуду и выносящих подносы с напитками). Обычно ординарного аперитива (из одного напитка) недостаточно. Приготовьте комбинированный (из нескольких напитков: например, сок, сухое вино, минеральная вода) или смешанный (только несладкие коктейли).
В аванзале вниманию гостей предлагают рекламные материалы. Недалеко от планшетов, столов с печатной продукцией стоят консультанты - сотрудники фирмы. Предупредите их, чтобы они, подобно непрофессиональным продавцам наших магазинов, не набрасывались на каждого с вопросом: "Я могу Вам чем-нибудь помочь?". Во-первых, никогда не следует задавать вопрос, на который можно получить ответ "нет", а во-вторых, необходимо учесть, что, переступая порог, человек преодолевает не только физическую, но и психологическую преграду, и ему нужно время, чтобы освоиться в незнакомой обстановке. Если экспонаты не вызвали интереса у зрителя, то консультанту не стоит быть навязчивым и атаковать его вопросами. Если же посетитель задержался, то нужно подойти и приветливо сказать: "Если вам понадобится дополнительная информация, я рад Вам помочь" и отойти в сторону.

Неукоснительное требование к консультантам: запрещается сидеть, пить, есть и от нечего делать беседовать друг с другом - главное, обслуживание гостей.

Вспомните, какое безобразие творится на выставках - сплошной разгул среди тех, кто должен быть сосредоточен только на работе. Бывает и так: сотрудники, которых определили для общения с посетителями, робко стоят группкой, как провинившиеся школьники в ожидании наказания, и не знают, чем занять гостей.
И все-таки не забываем, что презентация - это праздник. Поэтому время, определенное для сбора и знакомства гостей, можно также скрасить выступлениями артистов. Не нужно привлекать всеобщее внимание: отведите для выступления небольшую часть зала, где свое искусство продемонстрируют мастера "глухонемых" жанров: фокусник, иллюзионист, жонглер. Очень осторожно нужно отнестись к музыке. Она, как средство эмоционального воздействия, далеко не одинаково воспринимается разными людьми: одним создаст радостное, праздничное настроение, других начнет раздражать, третьи придут в состояние безразличного покоя. И не помешает ли музыка деловому общению? Всем присутствующим, пожалуй, можно предложить участие в тематической викторине или лотерее с информацией о фирме или ее товарах.

Но вдруг звучит удар гонга, медленно гаснет свет, и прожектор высвечивает только одну сторону зала - начинается основное мероприятие. Необходимо всеми аудио-визуальными средствами показать, что закончилась одна часть праздника (в аванзале) и начинается другая. Длиться она будет также не более тридцати минут.
Постарайтесь начало главной (информационной) части презентации сделать рекламно неожиданным, броским, запоминающимся. Я был очевидцем такого режиссерского хода. В тот момент, когда гости настроились выслушать первые слова ведущего, на подиум, где под лучами прожектора стояли руководители подразделений фирмы, готовые выступить, неожиданно вышла довольно-таки неряшливо одетая дама. Ни на кого не обращая внимания, будто и не видя окружающих, она держала в руках консервную банку с кошачьим кормом, и сосредоточенно извлекая содержимое банки, ела, с аппетитом облизывая ложку. Организаторы акции были явно смущены; гости пытались скрыть улыбки, но с интересом наблюдали, как же хозяева выйдут из положения. И вот когда присутствие незваной гости стало выглядеть как явный "прокол", к любительнице "Кити-кэт" подошел ведущий, слегка обнял ее и сказал недоумевающим гостям: "Эта дама просто забыла надеть контактные линзы, о которых мы и хотим рассказать вам сегодня!". Зал грохнул от смеха. Режиссер достиг своей цели: все встряхнулись, шутка вызвала симпатию зрителей, привлекла внимание и завоевала их расположение.

Презентация эффективна, когда она увлекает аудиторию с самого начала и удерживает внимание до самого конца.

Выступления специалистов (позаботьтесь, чтобы докладчиков было не более пяти) должны быть непродолжительными (отведите на них приблизительно по пять минут). Чем больше человек услышит, тем меньше запомнит; чем меньше услышит - тем больше запомнит.
Каждый рассказ, насыщенный живыми, эмоциональными образами, стройте так, чтобы он логически продолжал предыдущий, обязательно иллюстрируйте наглядными материалами (слайдами, диапозитивами, образцами продукции).

Цель вашей презентации - не выдать всю имеющуюся информацию, а лишь заинтересовать, привлечь внимание, показать перспективы.

После выступлений специалистов руководитель представляет почетного гостя - это должен быть известный, имеющий влияние в общественной жизни человек: мэр города, депутат Верховной Рады. Неплохо заранее подготовить речь, снабдив ее цифрами, фактами, и деликатно ему предложить ("Может, Вам понадобится статистический материал, мы его для Вас подготовили").
На презентации необходимо поощрить своих постоянных партнеров и журналистов, пишущих о вашей организации. В зависимости от материальных возможностей фирмы это может быть видеомагнитофон или кожаный альбом для фотографий, диктофон, дисконтная карточка, талон на бесплатные консультации или обслуживание.

После таких приятных моментов гостей приглашают на прием. Это может быть фуршет, тогда во втором зале накрывают стол. Если же предполагалось ограничиться одним залом, то можно презентацию завершить коктейлем (официанты с подносов подают напитки и закуски). На проведение приема отводим один час. Однако организаторы презентации не должны считать, что это время предназначено для того, чтобы расслабиться и отдохнуть, - они работают, четко осознавая цель. Время приема следует использовать для неформального, но делового общения с потенциальными партнерами, инвесторами, журналистами, чтобы в подсознании участников отложилась определенная резонансная информация.

Несомненно, информационная часть праздника побуждала присутствующих к действию. Теперь у ораторов есть возможность проверить, сколь убедительными были их призывы. Специалисты фирмы проводят маркетинговые опросы. Если в ходе презентации возникли какие-то шероховатости, то в процессе общения нужно сгладить их, чтобы не оставить негативного впечатления. В завершение необходим эмоциональный аккорд: почетный гость произносит тост от имени всех присутствующих, выражает благодарность организаторам, желает успехов и процветания их учреждению. После этого хозяева становятся у выхода из зала, где проходил прием, и прощаются с гостями.

На следующий день необходимо провести "разбор полетов", чтобы в будущем не "наступать на те же грабли". Цель - не устраивать "разнос" провинившимся, а сделать конструктивные выводы: проанализировать все положительные стороны, выявить причины недостатков и неиспользованные резервы. Конечно, некоторые промахи не должны остаться без внимания. Но главное, отметить инициативу и находчивость, проявленную сотрудниками. Надеюсь, в их числе будете и вы.

 Главная   Карьера